Unterlagenpaket erstellen, Onboarding weiterführen

In einem unserer Onboarding-Gespräche ging es um eine konkrete Reihenfolge: Ein Vertrag musste vorbereitet werden, damit der nächste Schritt beginnen konnte. Gleichzeitig waren noch Angaben offen, die erst später gebraucht wurden. Wartet der gesamte Vorgang auf jede offene Angabe, bleibt auch der nächste Schritt liegen.

Die hilfreiche Frage lautet deshalb: Was muss für diesen Schritt vorliegen?

Zwei Ergebnisse getrennt prüfen

Ein vorbereitetes Unterlagenpaket und ein abgeschlossenes Onboarding sind zwei Ergebnisse. Ein Paket kann genügend geprüfte Angaben enthalten, um erstellt zu werden. Damit ist noch nicht bestätigt, dass alle weiteren Schritte erledigt sind oder eine Person ihre Arbeit beginnen darf.

Diese Trennung gehört in den Ablauf und in die Beschriftung. „Paket erstellt“ beschreibt eine Datei. „Onboarding abgeschlossen“ beschreibt einen Vorgang. Werden beide gleich behandelt, muss jemand bei jedem Blick auf den Status nachfragen, was tatsächlich gemeint ist.

Die Lücken dort zeigen, wo sie gebraucht werden

Für ein Formularpaket können Angaben aus mehreren Stellen zusammenkommen: zur Person, zum Unternehmen und zum Vertrag. Auch eine passende Vorlage muss vorhanden sein. Eine allgemeine Meldung wie „Angaben fehlen“ hilft wenig. Nützlich ist eine Liste, aus der hervorgeht, welche Angabe fehlt und wo sie ergänzt wird.

Sie können das im eigenen Ablauf prüfen: Ist bei jeder Lücke klar, wer sie schließen kann? Bleiben bereits geprüfte Angaben erhalten? Kann die Person danach an derselben Stelle weiterarbeiten?

Ein Entwurf braucht einen erkennbaren Status

Eine erzeugte Datei ist noch keine geprüfte oder unterschriebene Datei. Wenn ein Entwurf zur Abstimmung gebraucht wird, sollte er als Entwurf erkennbar bleiben. Der nächste Schritt kann dann vorbereitet werden, ohne dass aus der Datei ein falsches Signal für den gesamten Vorgang entsteht.

Die Entscheidung aus unserem Gespräch war, diese Ergebnisse getrennt zu halten. Der Ablauf soll zeigen, was bereits möglich ist und was noch auf Angaben oder eine Entscheidung wartet. Welche Unterlagen im konkreten Fall erforderlich sind und wann sie verwendet werden dürfen, prüfen die jeweils verantwortlichen Fachleute.

Ein kurzer Prüfablauf für einen offenen Vorgang

Nehmen Sie einen Vorgang, bei dem das nächste Dokument auf sich warten lässt. Prüfen Sie diese vier Fragen gemeinsam mit der verantwortlichen Person:

1. Was soll als Nächstes entstehen? Benennen Sie das konkrete Dokument und seinen vorgesehenen Zweck.
2. Welche Angaben werden dafür benötigt? Trennen Sie diese von Angaben, die erst zu einem späteren Schritt gehören. Was fachlich erforderlich ist, legt die zuständige Person fest.
3. Wer ergänzt die offenen Angaben? Jede Lücke braucht einen Namen oder eine zuständige Rolle und einen Ort, an dem sie bearbeitet wird.
4. Was sagt die Erstellung über den Vorgang aus? Halten Sie fest, welcher Schritt dadurch weitergehen kann und welche Prüfungen offen bleiben.

Eine Übergabe, die ohne Rückfrage verständlich ist

Eine mögliche Formulierung für eine interne Liste lautet: „Unterlagenpaket erstellt. Die Prüfung durch die zuständige Person steht noch aus.“ Das ist ein Beispiel für die Beschriftung, kein Bericht über einen Kundenfall.

Wenn Sie die Liste übergeben, sollte die nächste Person das Dokument finden, die offenen Punkte erkennen und die Zuständigkeit sehen können. Prüfen Sie Ihren nächsten offenen Vorgang genau an dieser Stelle.