Einleitung
Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie Office by Elevera personenbezogene Daten erhebt, nutzt, teilt und schützt, wenn Sie unsere Website besuchen oder den Dienst Office verwenden. Office ist eine DSGVO-first Back-Office-Plattform für europäische Teams und deckt Personaldaten, Lohnvorbereitung, Compliance, Abwesenheit, Onboarding, Performance und Recruiting ab.
Wir haben diese Erklärung präzise und verständlich verfasst. Sie gilt für unsere Marketing-Website und für die Office-Anwendung. Wenn diese Erklärung auf die DSGVO verweist, ist damit die Verordnung (EU) 2016/679 gemeint, zusammen mit dem geltenden nationalen Datenschutzrecht Kroatiens.
Office handelt als Verantwortlicher für die Daten, die zum Betrieb Ihres Kontos nötig sind, und als Auftragsverarbeiter für die Beschäftigten- und Personaldaten, die Ihre Organisation einträgt. Die Aufteilung zwischen diesen beiden Rollen wird weiter unten im Abschnitt zu unserer Rolle als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter erläutert.
Wer ist verantwortlich (der Verantwortliche)
Anbieter von Office und Verantwortlicher für Konto- und Website-Daten ist:
Elevera Studio (obrt za računalno programiranje, vl. Petar Markota), ein kroatisches Einzelunternehmen im Handwerk (obrt).
- Inhaber und verantwortliche Person: Petar Markota
- Adresse: Ulica Stjepana Draganića 9, 10000 Zagreb, Kroatien
- E-Mail: hello@eleverastudio.com
- Telefon: +385 99 833 4349
- Kroatisches Handwerks- und Gewerberegister (Obrtni registar): MBO 99281139, OIB 42932294974, Obrtnica Nr. 21011610485, eingetragen von Grad Zagreb (Gradski ured za gospodarstvo, ekološku održivost i strategijsko planiranje)
- Tätigkeit: Computerprogrammierung (NKD 62.10.9)
Elevera Studio ist nicht umsatzsteuerlich registriert und nicht Teil des kroatischen Umsatzsteuersystems (PDV), daher wird keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausgestellt (im Einklang mit § 90 des kroatischen Umsatzsteuergesetzes und § 27a UStG). Wir haben keinen gesonderten Datenschutzbeauftragten bestellt; für jedes Datenschutzanliegen kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Angaben.
Welche Daten wir erheben
Wir erheben nur die Daten, die wir zur Bereitstellung und zum Betrieb von Office benötigen. Die Kategorien personenbezogener Daten sind:
- Kontodaten: die Namen, E-Mail-Adressen und Anmeldedaten der Administratoren und Nutzer, die das Konto Ihrer Organisation einrichten und verwalten, sowie deren Einstellungen und Präferenzen.
- Beschäftigten- und Personaldaten: die personenbezogenen Daten, die Ihre Organisation über ihre eigenen Mitarbeiter einträgt, etwa Kontaktdaten, Verträge, Rollen, Abwesenheit und Urlaub, Onboarding, Performance und Recruiting-Informationen. Für diese Daten ist Office Auftragsverarbeiter und Ihre Organisation ist Verantwortlicher.
- Abrechnungsdaten: Abonnement- und Zahlungsdaten, die über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt werden. Wir speichern keine vollständigen Kartennummern selbst; Stripe verarbeitet die Zahlung und gibt uns nur die Informationen zurück, die wir zur Verwaltung Ihres Abonnements benötigen.
- Technische und Nutzungsdaten: Informationen, die automatisch bei der Nutzung des Dienstes entstehen, etwa IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, Protokoll- und Sicherheitsereignisse sowie grundlegende Nutzungsdaten, die zum sicheren Betrieb des Dienstes nötig sind.
Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies und wir kaufen keine personenbezogenen Daten von Dritten.
Wie wir Ihre Daten nutzen
Wir nutzen personenbezogene Daten für folgende Zwecke:
- Um den Dienst Office und Ihr Konto bereitzustellen, zu betreiben und zu warten.
- Um Nutzer zu authentifizieren, Konten sicher zu halten und Missbrauch oder Betrug zu verhindern.
- Um Abonnements, Rechnungen und Zahlungen über Stripe abzuwickeln.
- Um Support zu leisten und auf Ihre Anfragen und Fragen zu antworten.
- Um wesentliche Service- und Transaktionsnachrichten zu senden, etwa Anmelde-, Konto- und Abrechnungsbenachrichtigungen.
- Um die Zuverlässigkeit zu verbessern und technische Probleme zu erkennen und zu beheben.
- Um unseren rechtlichen und buchhalterischen Pflichten nachzukommen.
Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbung und wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfalten.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn wir eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 der DSGVO haben. Je nach Zweck stützen wir uns auf:
- Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b): um Ihnen Office gemäß unseren Bedingungen bereitzustellen, Ihr Konto zu verwalten und Ihr Abonnement abzuwickeln.
- Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): um den Dienst sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern, Zuverlässigkeit zu wahren und unser Geschäft zu betreiben, sofern diese Interessen nicht von Ihren Rechten überwogen werden.
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): wo wir danach fragen, etwa für eine nicht wesentliche Präferenz. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die bereits erfolgte Verarbeitung berührt wird.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa zur Buchführung und steuerlichen Aufbewahrung.
Für die Beschäftigten- und Personaldaten, die Ihre Organisation einträgt, verarbeitet Office diese Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich auf die dokumentierten Weisungen Ihrer Organisation; Ihre Organisation als Verantwortlicher ist dafür zuständig, die Rechtsgrundlage für diese Daten festzulegen.
Wo Ihre Daten gespeichert werden (EU-Residenz)
Office ist für europäische Teams gebaut und Ihre Daten werden mit EU-Datenresidenz gespeichert. Unsere Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher laufen in einer EU-Region.
Wir nehmen keine stillen grenzüberschreitenden Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten vor. Soweit ein Dienstleister eine Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR umfasst, erfolgt dies nur unter einer von der DSGVO anerkannten geeigneten Garantie, etwa den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, und nur, wenn es zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist.
Wie lange wir Daten aufbewahren
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist, für den sie erhoben wurden, und löschen oder anonymisieren sie danach.
- Konto- und Personaldaten werden für die Dauer Ihres Kontos aufbewahrt. Wenn Ihre Organisation ihr Konto beendet, löschen oder geben wir die Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurück, außer wenn wir sie zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht aufbewahren müssen.
- Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt, die für Rechnungen und Steuerunterlagen gelten.
- Technische und Sicherheitsprotokolle werden für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt, der zum Betrieb und zur Sicherung des Dienstes nötig ist.
Soweit Ihre Organisation Verantwortlicher der Beschäftigten- und Personaldaten ist, richtet sich die Aufbewahrung nach den Weisungen Ihrer Organisation und den gesetzlichen Fristen, die für diese Daten gelten.
Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:
- Auskunft: eine Bestätigung zu erhalten, ob wir Ihre Daten verarbeiten, sowie eine Kopie davon.
- Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen.
- Löschung: Ihre Daten löschen zu lassen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
- Einschränkung: die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken.
- Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Widerspruch: der Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen.
- Widerruf der Einwilligung: eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht.
- Beschwerde: eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.
Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter hello@eleverastudio.com. Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig behandelt haben, können Sie sich bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In Kroatien ist dies die Kroatische Agentur für den Schutz personenbezogener Daten (AZOP). Betrifft Ihre Anfrage Beschäftigten- oder Personaldaten, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche, richten Sie sie daher bitte an ihn; wir unterstützen ihn als sein Auftragsverarbeiter.
Verbraucher in der EU können außerdem die europäische Online-Streitbeilegungsplattform unter https://ec.europa.eu/consumers/odr/ nutzen.
Sicherheit
Wir schützen Ihre Daten mit Maßnahmen, die ihrer Sensibilität angemessen sind, darunter EU-Datenresidenz, Isolation auf Zeilenebene zwischen Organisationen, Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte, privater Dokumentenspeicher und ein anhängender Audit-Trail für sensible Vorgänge.
Eine vollständige Beschreibung, wie wir Ihre Daten schützen, finden Sie auf unserer Seite Sicherheit. Kein System lässt sich als perfekt sicher garantieren, aber wir arbeiten nach einem hohen Maßstab und überprüfen unsere Kontrollen regelmäßig.
Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Es ist wichtig, klarzustellen, wer welche Daten kontrolliert, denn das bestimmt, an wen Sie sich wegen Ihrer Rechte wenden.
- Office als Verantwortlicher: für Kontodaten (Namen, E-Mails und Anmeldedaten der Administratoren), Abrechnungsdaten sowie Website- und technische Daten entscheidet Office (Elevera Studio) über Zweck und Mittel der Verarbeitung und ist daher der Verantwortliche.
- Office als Auftragsverarbeiter: für die Beschäftigten- und Personaldaten, die Ihre Organisation einträgt, entscheidet Ihre Organisation über Zweck und Mittel der Verarbeitung und ist der Verantwortliche. Office verarbeitet diese Daten ausschließlich auf die dokumentierten Weisungen Ihrer Organisation als deren Auftragsverarbeiter.
Wenn Sie ein Beschäftigter sind, dessen Daten von Ihrem Arbeitgeber eingetragen wurden, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche dieser Daten. Bitte richten Sie Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung an Ihren Arbeitgeber; wir unterstützen ihn bei der Erfüllung Ihrer Anfrage.
Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, etwa um Änderungen am Dienst, an unseren Auftragsverarbeitern oder am Recht abzubilden. Bei einer wesentlichen Änderung aktualisieren wir das oben auf dieser Seite angezeigte Datum und informieren Sie, soweit angemessen.
Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu prüfen. Ihre weitere Nutzung von Office nach einer Aktualisierung bedeutet, dass Sie die geänderte Erklärung akzeptieren.
Kontakt
Wenn Sie eine Frage zu dieser Erklärung oder dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten behandeln, kontaktieren Sie uns bitte:
- Elevera Studio (obrt za računalno programiranje, vl. Petar Markota)
- Ulica Stjepana Draganića 9, 10000 Zagreb, Kroatien
- E-Mail: hello@eleverastudio.com
- Telefon: +385 99 833 4349
Wir beantworten echte Datenschutzanfragen so bald wie vernünftigerweise möglich und innerhalb der von der DSGVO geforderten Fristen.