Unternehmens-Onboarding und Einsatz beim Auftraggeber trennen

In einem Onboarding-Gespräch mussten wir zwei Arten von Arbeit auseinanderhalten. Die erste gehört zur Einstellung im eigenen Unternehmen. Die zweite gehört zum Einsatz bei einem bestimmten Auftraggeber: ein Kurs, eine Einweisung oder eine begleitete Fahrt.

Beide können dieselbe Person betreffen. Trotzdem beantworten sie verschiedene Fragen.

Zwei Abläufe, zwei Bedeutungen von „fertig“

Beim Unternehmens-Onboarding geht es darum, die Einstellung vorzubereiten und die dazugehörigen Schritte zu bearbeiten. Beim Auftraggeber geht es um dessen konkreten Ablauf. Wenn beides in einer einzigen Liste steht, ist „fertig“ schwer zu lesen. Die Person kann im Unternehmen bereits angekommen sein, während für den vorgesehenen Einsatz noch eine Einweisung fehlt.

Die Entscheidung aus unserem Gespräch war, den zweiten Ablauf getrennt zu führen. Er beginnt mit dem Auftraggeber und zeigt dessen nächste Schritte. So bleibt erkennbar, welcher Vorgang abgeschlossen ist und welcher noch läuft.

Eine Bestätigung braucht eine verantwortliche Person

Eine begleitete Fahrt lässt sich nicht allein dadurch bestätigen, dass ein Dokument vorliegt. Im Gespräch ging es deshalb auch darum, wer sie als abgeschlossen markieren kann. Der gewählte Ablauf sieht dafür die zuständige Disposition vor.

Für Ihre eigene Liste ist dieselbe Frage hilfreich: Wer hat den Schritt tatsächlich gesehen oder durchgeführt? Wer kann die Bestätigung verantworten? Eine klare Zuständigkeit spart die spätere Rückfrage, ob ein Haken eine echte Bestätigung oder nur eine Erinnerung war.

Der Übergang soll sichtbar bleiben

Wenn der erste Vorgang abgeschlossen ist, braucht die Person einen erkennbaren nächsten Schritt. Niemand sollte eine zweite Liste aus dem Gedächtnis anlegen müssen. Zugleich darf der Beginn der zweiten Liste nicht wie deren Abschluss aussehen.

Das ist der Gedanke hinter dieser Trennung: Jeder Status beschreibt den eigenen Ablauf. Ein abgeschlossener Vertrag, eine bestätigte Einweisung und die Freigabe für einen konkreten Einsatz bleiben unterscheidbar. Diese Notiz erklärt die Entscheidung aus dem Gespräch; den Stand einzelner Produktfunktionen prüfen wir jeweils gesondert.

Eine Liste für den Übergang

Für einen Vorgang mit anschließender Einweisung können Sie die Übergabe anhand dieser Punkte prüfen:

• Der erste Vorgang hat einen eigenen Abschluss. Aus dem Status geht hervor, welche Arbeit im Unternehmen erledigt wurde.
• Der Auftraggeber ist benannt. Die zweite Liste gehört zu einem konkreten Einsatz, statt allgemeine und auftraggeberspezifische Schritte zu vermischen.
• Jeder offene Schritt hat eine zuständige Person. Bei einer begleiteten Fahrt muss erkennbar sein, wer sie bestätigen kann.
• Die Bestätigung hat eine klare Bedeutung. Ein gesetzter Haken beschreibt einen erledigten Schritt. Die Entscheidung über den konkreten Einsatz bleibt davon unterscheidbar.

Welche Voraussetzungen Ihr Ablauf braucht, legen die jeweils verantwortlichen Personen fest. Eine allgemeine Checkliste ersetzt diese Festlegung nicht.

Am Übergang nachsehen

Nehmen Sie einen Vorgang, dessen Unternehmens-Onboarding abgeschlossen ist. Kann die nächste Person erkennen, für welchen Auftraggeber weitere Schritte anstehen, was davon offen ist und wer handelt? Wenn diese Angaben fehlen, lässt sich die Übergabe zuerst dort verbessern.